Полезные статьи

Какие обязательные реквизиты должны содержать первичные документы и договора.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Пунктом 2 указанной статьи установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

З) расшифровка ФИО

 

 

Счета-фактуры, Товарные накладные (Форма ТОРГ 12), Универсальный передаточный документ (УПД), кассовые, банковские  документы имеют Унифицированную форму. Строки в этих документах необходимо все заполнять.

Но есть документы у которых нет унифицированной формы: акт выполненных работ, оборотно-сальдовая ведомость. Эти документы должны содержать обязательные реквизиты. Если в документе указываются дополнительные реквизиты организации: ИНН, КПП, адрес и т.д. –это не ошибка.

 

 

Оформление Товарной Накладной (ТОРГ-12)

 

Торг-12 должны использоваться унифицированной формы.

 В реквизитах должны быть заполнены все графы:

1.                  Грузоотправитель, Грузополучатель, Поставщик, Плательщик с указанием формы собственности, его адрес, банковские реквизиты. Напротив Грузоотправитель, Грузополучатель, Поставщик, Плательщик должно быть проставлено его ОКПО. Покупатели, при покупке товара, должны  сообщать поставщикам свой   ОКПО. В строках Грузоотправитель, Грузополучатель, Поставщик, Плательщик не обязательно указывать ИНН и КПП, но если они указаны, то это не ошибка.

2.                  Грузополучатель и Грузоотправитель могут отличаться от Поставщика и Плательщика. Реквизиты Поставщика и Плательщика заполняются головной организацией.

3.                  Если груз доставляется по транспортной накладной, то заполняем её реквизиты.

4.                  Накладную подписывают ответственные лица (по приказу директора), сдавшие и принявшие товар, с расшифровкой должности и Ф.И.О. Факсимиле вместо подписи не допускаются. Расшифровка ФИО и должность должна быть того сотрудника, кто подписывает документ. На стороне Поставщика должно быть обязательно три подписи. На стороне Покупателя –две подписи. На стороне Покупателя в строке Груз принял может подписываться не сотрудник организации (например экспедитор), а в строке Груз получил Грузополучатель должен расписываться только сотрудник организации (материально-ответственное лицо).

5.                  Обязательно с двух сторон проставляется дата.

6.                  Если получает товар директор, то ставиться его подпись и печать. Если получает товар представитель покупателя по доверенности, то заполняются реквизиты доверенности: №, дата, Ф.И.О. на кого выписана доверенность и печать не ставиться. Подпись в накладной о получении груза должна быть идентичной подписи в доверенности.

7.                  Печать Поставщика  в товарных накладных обязательна.

8.                  В строке «основание» указать : по договору №---от---- Эту строку можно не заполнять.

9.                  В унифицированную форму, не изменяя ее формы, можно добавлять дополнительные строки. Например: в ТН от ООО «Торговая площадь» добавлена строка «Адрес доставки».

 

Оформление счетов-фактур.

 

1.              Номер счет-фактуры. Сч-ф. на реализацию должны нумероваться сплошным методом весь год (по порядку).

При реализации через обособленное подразделение – через дробь после номера указывается цифровой индекс подразделения, установленный в учетной политике организации.

2.              Дата счет-фактуры. Указывается с годом. Дата сч-ф может не совпадать с ТОРГ-12. Сч-ф может выписываться на 5 дней позже, кроме последних дней месяца.

3.              Поставщик. Указывается полное либо сокращенное наименование (юридические наименования, а не названия магазинов). Поставщик пишется обязательно с формой собственности (ООО, ЗАО), которые можно писать после самого названия. Например: Дэлко ООО. Филиалы в наименованиях поставщика пишут не свои названия, а названия головной организации.

4.              Адрес Поставщика. Указывается юридический адрес (как в Учредительных документах): индекс, город, улица, дом. Филиалы пишут адрес головной фирмы. ИП пишут адрес по свидетельству.

5.              ИНН и КПП поставщика. Частный предприниматель КПП не имеет. Филиалы пишут КПП своё.

6.              Грузоотправитель и его адрес. Указывается полное либо сокращенное наименование (юридические наименования, а не названия магазинов). Если Грузоотправитель тот же, что и Поставщик может писаться «Он же».

Грузоотправителя пишем фактического, он может не совпадать с Поставщиком. Адрес Грузоотправителя пишется фактический. Например: где находиться склад. Если наш адрес указывается другой, то у нас должен быть на этот адрес договор аренды. Филиалы в Грузоотправителе должны указывать свой адрес.

При оказании услуг Грузоотправитель не указывается – ставиться прочерк.

7.              Грузополучатель и его адрес. Указывается полное либо сокращенное наименование (юридические наименования, а не названия магазинов). В Грузополучателе «Он же» писать нельзя.

Грузополучателя пишем фактического, он может не совпадать с Покупателем. Адрес Грузополучателя пишется фактический.

При оказании услуг Грузополучатель не указывается – ставиться прочерк.

8.              К платежно-расчетному документу №  от ___. Номер и дата платежного поручения заполняется, если была предоплата или оплачен товар в этот день как безналичным расчетом, так и наличным расчетом. Если было несколько платежей, то в эту строку перечисляем все № платежных поручений, чеков и их даты.

Например: №534 от 01.10.19г., №544 от 04.11.19г., чек №1034 от 04.11.19г.

Если оплата производилась через ККМ, то вписывается чек.

Если оплата производилась безналичным расчетом в этот день, и мы ещё не видим банк, то эту графу не заполняем.

Если предоплаты не было, в этой графе проставляется прочерк.

9.              Покупатель. Указывается полное либо сокращенное наименование (юридические наименования, а не названия магазинов). Покупатель пишется обязательно с формой собственности (ООО, ЗАО), которые можно писать после самого названия. Например: Дэлко ООО. Филиалы в наименованиях покупателя пишут не свои названия, а названия головной организации.

10.          Адрес Покупателя. Указывается юридический адрес (как в Учредительных документах): индекс, город, улица, дом. Филиалы пишут адрес головной фирмы. ИП пишут адрес по свидетельству.

11.          ИНН и КПП покупателя. Частный предприниматель КПП не имеет. Филиалы пишут КПП своё.

12.          Валюта: наименование и код. Указывается наименование – российский рубль и код 643.

Табличная часть счета-фактуры.

13.           Наименование товара (описание выполнение работ, оказанных услуг), имущественного права.

                  Наименование товара перечисляется полностью, оно должно совпадать с наименованием указанным в приходной счет-фактуре.

Услуги должны быть расписаны.

Можно ссылаться на акты или договора, например: заправка картриджа согласно договора №5 от 01.10.19г.

14.         Единица измерения. Указывается код и условное обозначение. Если нет возможности измерить, например, услуги – ставиться прочерк.

Единица измерения	Код	Условное обозначение
Штуки	796	шт
Упаковки	778	упак
Килограммы	166	кг
Тонны	168	т
Метры	006	м
Метры кубические	113	м3
Месяц	362	мес

15.         Кол-во, цена. заполняется при реализации товара, выполненных услуг. Цена указывается без НДС.

     Например:

     Наименование  бухгалтерские услуги согласно договора № 5 от 01.10.19г.

     Ед.измер.           часы

     Кол-во                  5

     Цена                    500

В договоре должно быть указана расценка за час или должна быть ссылка на прайс.

Если услуги измерить невозможно, то эти графы не заполняются – ставиться прочерк.

Например: В договоре на оказание аудиторской проверки указана стоимость этой проверки (10 000 руб.) - 10 000 рублей ставим сразу в стоимость услуг.

16.          Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, всего без налога. Заполняется во всех случаях.

17.          В том числе сумма акциза. Пишется «без акциза». Допускается проставление прочерка.

18.          Налоговая ставка. Указывается 10% либо 20%, 20/120 либо 10/110. Последние две ставки используем при выписке сч-ф на авансы. Если без НДС – пишется «без НДС».

19.         Сумма налога, предъявляемая покупателя. Если без НДС – пишется «без НДС».

20.         Страну происхождения и номер таможенной декларации. Заполняем, если товар иностранного происхождения.

В стране происхождения указываем цифровой код страны и краткое наименование. Например:

156

Китай

 

 

Если счет-фактура на услуги, то ставим в этих графах прочерк.

21.         Подписи. Подписывают счет-фактуру руководитель организации или иное уполномоченное лицо и главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо.

Подпись обязательно нужно расшифровать.

Расшифровка должна соответствовать подписи того лица, которое подписало документ.

За руководителя и гл. бухгалтера могут расписываться другие лица,  уполномоченные приказом руководителя. Расшифровка в этом случае должна стоять уполномоченных лиц. Двойные расшифровки не допускаются.

Подпись руководителя и гл. бухгалтера может быть одна, если руководитель уполномочен расписываться за гл. бухгалтера.

ИП указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации.

22.          Не допускается заполнение сч-ф карандашом, красными или зелеными чернилами.

Если Вы дооформляете сч-ф поставщика, то Вы ему должны об этом сообщить, т.к. сч-ф должны быть идентичны.

23.          В счете-фактуре исправлять нельзя. Если ошибка в текстовых значениях, то надо оформлять новую счет – фактуру с заполнением строки Исправление № __ от _________. Если ошибки в количестве или суммовых значениях – то надо заполнять корректировочную счет – фактуру.

 

 

Оформление Универсального передаточного документа (УПД).

 

УПД в себе объединил два документа: Товарную накладную и Сч-ф. Поэтому строки должны быть заполнены индентично ТН и Сч-ф. Так же в УПД слева есть строка Статус. Статус 1 ставят плательщики НДС, Статус два ставят организации, кто не работаеи с НДС.

В части счета-фактуры заполняйте УПД в зависимости от его статуса.

Если статус УПД "1", то фрагмент с реквизитами счета-фактуры вы заполняете в общем порядке, предусмотренном для счетов-фактур. Каких-либо особенностей для случаев, когда счет-фактура является частью УПД, нет.

Если статус "2", то в этой части вы можете указать только реквизиты: №,дата, Наименование Продавца и Покупателя, Валюта.

В остальных строках нужно проставить прочерк.

Это такие поля, как:

"К платежно-расчетному документу" (строка 5);

"В том числе сумма акциза" (графа 6);

"Налоговая ставка" (графа 7);

"Цифровой код страны происхождения товара" и "Краткое наименование страны происхождения товара" (графы 10, 10а);

"Регистрационный номер таможенной декларации" (графа 11).

 

Столбец № п/п заполнять не обязательно.

В строку Основание передачи (сдачи)/ получения (8)необходимо вписывать доверенность, если по ней получается груз.

В строках Товар (груз) передал/услуги (10)  и Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни (13)может быть указана только должность и ФИО, без подписи, если документ подписывает одно лицо и оно подписалось в за руководителя ( в конце таблицы).

Если строки Товар (груз) передал/услуги (10,15)  и Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни (13,18)подписывает одно лицо, то в строке Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни (13,18) может быть указана только должность и ФИО, без подписи.

Строки Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни (13,18) подписывает, тот кто заполняет документ, т.е. это сотрудник организации.

Строку Товар (груз) получил/услуги (15)  может подписать не сотрудник организации.

Строку Наименование экономического субъекта (14) можно не заполнять если проставлена печать на которой указано наименование организации.

 

 

Оформление договоров

 

1.      Обязательно должна быть Дата договора;

2.      № договора проставлять не обязательно;

3.      В преамбуле договора:

-название организации,

-ФИО директора,

-должность (директор или ген.директор);

-на основании какого документа (Устава, доверенности,если ИП то указывается свидетельство №, дата или пишется текст: на основании выписки из ЕГРИП, ГРНИП: ____ от ___)

4.      Реквизиты организации (юридический адрес, дополнительно можно указать адрес филиала);

5.      Подпись договора со стороны поставщика и организации: должность, подпись, расшифровка подписи;

6.      Печати со стороны поставщика и организации (некоторые организации на основании Устава могут не иметь печати, а так же ИП);

7.      Если в тексте договора есть Приложения, они должны обязательно быть приложены к договору;

8.      Текст договора должен соответствовать с актом, ТН:

-наименования сторон (например если в договоре стороны именуются Арендодатель и Арендатор, то в акте они так же должны именоваться);

–единица измерения (например цена определяется в часах, то в акте единица измерения должна быть в часах);

-стоимость услуг.

 

При поставке товара, материалов, зап.частей в договоре допускается в разделе Стоимость не указывать стоимость товара. В этом разделе допускается указание документа где указывается стоимость (Счет, ТН, заказ, спецификация).

 

Если в договоре указана полностью стоимость товара, услуги, то эта стоимость полностью должна отразиться в ТН или акте.